Comment gérer une autre organisation

• 📚 Qu’est-ce que le gestionnaire multi-organisation?
• Comment gérer une autre organisation avec le gestionnaire multi-organisation ?

📚 Qu’est-ce que le gestionnaire multi-organisation?

Certaines personnes, comme les distributeur·rice·s ou les représentant·e·s de groupements d’éditeurs, peuvent être amenées à gérer les livres et les auteur·rice·s de plusieurs maisons d’édition.

Le gestionnaire multi-organisation vous permet de faire cela simplement, tout en travaillant dans l'organisation appropriée dans la Base.

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🧩 Pourquoi l’utiliser?

Imaginons que vous représentez plusieurs maisons d’édition dans un Salon du livre.
Vous devez importer leurs livres dans la Base pour préparer la programmation du Salon.

👉 Si vous importez les livres dans votre propre organisation, seuls vous et votre équipe pourrez les voir et les modifier.
👉 Avec le gestionnaire multi-organisation, vous pouvez choisir de travailler directement dans l’organisation de la maison d’édition que vous représentez.

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✅ Les avantages

• Éviter le travail en double : si une autre personne (éditeur·rice ou distributeur·rice) a déjà importé le livre, il apparaîtra directement dans la liste – inutile de refaire l’import.

• Faciliter la collaboration : tout le monde travaille sur la même organisation, donc chacun·e voit les mêmes fiches.

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🔧 Quand l’utiliser?

Si vous travaillez pour :

• un distributeur ou une diffusion,

• un regroupement de maisons d’édition,

• ou tout autre organisme qui gère les données pour le compte de plusieurs éditeur·rice·s,

…alors le gestionnaire multi-organisation est l’outil qu’il vous faut.

Comment gérer une autre organisation avec le gestionnaire multi-organisation ?

Pour les gestionnaire de Salon : Le gestionnaire multi-organisation ne fonctionne que pour les comptes exposants (Maisons d'édition, Distributeurs, etc...). Les comptes de type Salon ne peuvent pas gérez plusieurs organisations. Si vous êtes gestionnaire de Salon et exposant, vous devrez alors avoir un compte pour votre accès de gestionnaire Salon, et un compte pour votre accès exposant.

Pour commencer à gérer plusieurs organisations dans la Base, voici les étapes à suivre :

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1. ✅ Avoir un compte et une organisation principale

Avant tout, vous devez :

• Avoir un compte dans la Base (si ce n’est pas encore fait, créez-le en suivant le lien d’inscription reçu).

• Être déjà rattaché·e à votre organisation principale (par exemple, votre maison d’édition ou votre regroupement).

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2. ✉️ Demander l’accès à une autre organisation

Si vous souhaitez gérer les données d’une autre maison d’édition (par exemple, un·e client·e ou un·e partenaire) :

• Demandez à un membre de cette organisation de vous ajouter à leur équipe.

Il est essentiel qu’ils vous ajoutent en utilisant la même adresse courriel que celle de votre compte existant dans la Base.
➤ Sinon, un deuxième compte sera créé par erreur avec votre nouveau courriel, et vous ne pourrez pas naviguer entre les organisations avec votre compte principal.

Si vous n’êtes pas certain·e de l’adresse utilisée pour créer votre compte, vous pouvez la retrouver dans votre page profil dans la Base (Voir l’exemple visuel ci-dessous).

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3. 👩‍💼 L’ajout par l’autre organisation

Une fois que vous avez communiqué votre adresse courriel :

• L’organisation peut vous ajouter comme membre dans ses paramètres.

• Si elle ne sait pas comment faire, vous pouvez lui transmettre le lien vers cette documentation pour l’aider.

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4. 🔁 Passer d’une organisation à l’autre

Dès que vous êtes membre de plusieurs organisations :

• Cliquez simplement sur le nom de votre organisation (dans le coin inférieur gauche, au-dessus de votre nom).

• Sélectionnez l’organisation que vous souhaitez gérer dans le menu déroulant.

• L’interface se mettra automatiquement, les modifications que vous apportez à présent concernent cette organisation.

(Voir les exemples visuels ci-dessous)

"Le distributeur est connecté à son profil et gère par défaut son organisation principale (comme indiqué dans l’onglet « Organisation »). Il clique sur le menu de sélection pour changer d’organisation."

Le distributeur a sélectionné l’organisation Éditions Lambda dans la liste. L’onglet « Organisation » indique maintenant que cette maison d’édition est bien celle en cours de gestion.